Faire appel à une secrétaire externalisée représente de nombreux avantages pour les solopreneurs, les TPE et PME.
Mais quels sont ces avantages au juste ? Ne gagnerez-vous pas la même chose en embauchant un secrétaire internalisé ? Pourquoi le secrétariat externalisé répond aux besoins de toutes organisations modernes en quête d’expansion ? Découvrez les réponses à toutes ces questions ici.
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé consiste à confier tout ou partie des tâches administratives d’une entreprise à un prestataire extérieur, plutôt que de les gérer en interne. Cette solution permet aux structures, notamment les petites entreprises ou les professions libérales, de bénéficier d’un soutien administratif professionnel sans supporter les charges liées à un poste salarié.
L’externalisation peut prendre plusieurs formes selon les besoins ! Certaines entreprises font appel à une agence d’intérim, qui met à disposition un secrétaire pour une période déterminée, tandis que d’autres préfèrent collaborer avec un prestataire indépendant travaillant en freelance, souvent sous le statut de micro-entrepreneur.
Il existe également des sociétés spécialisées dans la prestation de services administratifs, comme Sourcefit, qui coordonnent le travail de plusieurs assistants et assurent une continuité dans la gestion des missions. Ce mode d’organisation offre une grande flexibilité et permet de se concentrer sur le cœur de métier, tout en gagnant du temps et en réduisant les coûts de gestion.
Les secrétaires externalisés assument les mêmes fonctions qu’un salarié interne, mais exercent leur activité à distance ou sur site, selon les besoins de l’entreprise.
Comment travaille un secrétaire externalisé ?
Un secrétaire externalisé s’occupe des tâches administratives de votre entreprise. En tant que prestataire externe, il prend uniquement en charge les missions préalablement fixées par le contrat.
Avant la prise de poste, vous établissez ensemble la fiche de poste bien claire qui définit tout l’étendue de son travail. Vous listez aussi les logiciels qu’il doit absolument maîtriser ou apprendre à utiliser pour réussir sa mission. Ainsi, il garantit le succès de la collaboration en vous déchargeant au maximum de vos tâches administratives.
Selon vos besoins, il peut travailler sur :
- la gestion de votre agenda,
- la réception d’appels téléphoniques,
- l’émission d’appels sortants (pour la prise de rendez-vous, par exemple),
- la prise de notes lors des réunion,
- la rédaction de courriers,
- etc.
Pourquoi prendre une secrétaire en externe ?
Avoir un ou une secrétaire en externe représente beaucoup d’avantages, surtout si vous vous occupez seul de cet aspect du business.
Bien polir son image de marque
En externalisant son secrétariat, une entreprise renforce l’image professionnelle qu’elle renvoie à ses clients et partenaires. En s’appuyant sur des experts qualifiés, elle bénéficie d’un accueil téléphonique fluide, réactif et de qualité, contribuant directement à une perception positive de sa marque. Chaque appel devient une occasion de valoriser son sérieux et son sens du service.
Loin d’être impersonnelle, cette solution permet d’offrir une expérience client sur mesure. Effectivement, les prestataires adaptent le ton, le discours et le traitement des demandes selon le profil des interlocuteurs. Ainsi, la communication de l’entreprise reste cohérente avec son identité et ses valeurs, même lorsqu’elle est gérée à l’extérieur.
Certains prestataires, comme Sourcefit, vont plus loin en proposant des équipes formées à des domaines spécifiques. Cela garantit un accueil professionnel et pertinent, ce qui reflète directement du soin porté à l’image de marque.
Rester joignable à tout moment
Pour assurer une disponibilité optimale, l’externalisation du secrétariat permet à une société de rester joignable bien au-delà de ses horaires habituels. Cette flexibilité renforce la proximité avec la clientèle et offre un véritable confort aux interlocuteurs, qui peuvent entrer en contact avec la société à des moments plus adaptés à leurs propres contraintes. Être accessible en continu, c’est aussi démontrer son professionnalisme et son engagement envers la satisfaction client.
Certains prestataires, comme Sourcefit, offrent une couverture encore plus étendue grâce à la présence de leurs équipes internationales réparties dans plusieurs pays, notamment à Madagascar. Cette organisation leur permet d’assurer une disponibilité continue, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, afin que chaque appel soit pris en charge rapidement, quel que soit le fuseau horaire. Grâce à cette présence mondiale, l’entreprise garantit une réactivité optimale et un service client ininterrompu, même en dehors des heures de bureau traditionnelles. Cette approche permet à ses partenaires de rester constamment accessibles à leurs clients, renforçant ainsi leur crédibilité, leur image professionnelle et la confiance qu’ils inspirent.
Rentabiliser votre temps
Faire appel à un service de secrétariat externalisé représente un véritable atout en matière de gestion du temps. Les entrepreneurs et travailleurs indépendants peuvent ainsi se consacrer pleinement à leurs missions principales, sans être interrompus par la réception d’appels ou la gestion administrative quotidienne.
Le prestataire se charge de trier et de prioriser les communications, ne transférant que celles jugées importantes par l’entreprise. Ce fonctionnement garantit une meilleure organisation et une répartition efficace des sollicitations.
Par ailleurs, l’externalisation élimine les contraintes liées aux absences du personnel interne ou à la recherche de remplaçants pour assurer la permanence téléphonique. Les dirigeants bénéficient donc d’une continuité de service fluide et fiable, tout en optimisant la productivité globale de leur structure.
Pourquoi personne n’embauche plus de secrétaire en interne ?
Et pourquoi ne pas opter pour un secrétaire en interne ? Internalisé, externalisé, est-ce que le résultat n’est pas le même ? La réponse : pas vraiment non.
Pourquoi les entreprises oublient le secrétariat internalisé au profit du secrétariat externalisé ?
Le secrétariat internalisé est devenu un système obsolète, non scalable. En effet, en interne, le secrétaire gère souvent plusieurs tâches en même temps. En plus de la pile de paperasses à gérer, il doit aussi répondre au téléphone pour gérer chaque appel. Pourtant, nous savons tous maintenant qu’être multitâche réduit davantage la productivité.
Ce manque de focus sur la prise d’appels pourrait nuire grandement à votre image de marque. Une secrétaire débordée pourrait oublier les étiquettes téléphoniques et ne plus être réactive ni souriante au téléphone. Un tel manque de professionnalisme ternit la réputation de votre entité au fil du temps.
Un temps d’attente trop long
Et même si elle garde encore un ton chaleureux lors des appels, combien de temps doit-elle prendre entre chaque tâche pour garder son professionnalisme ? Effectivement, juste un temps d’attente de 5 minutes réduit déjà drastiquement (de 95%) la chance de convertir un prospect en client.
Et si vous avez eu l’idée de renvoyer les appels directement vers les commerciaux, cela permet d’éviter les appels manqués. Toutefois, cela engorge encore plus le flux de travail des commerciaux, ce qui provoque encore un autre problème au sein de la société.
Ce scénario peut sembler excessif, mais beaucoup d’organisations font encore face à un tel problème en ces temps où l’expérience client se trouve au cœur des stratégies marketing gagnantes.
Pourquoi choisir Sourcefit pour l’externalisation de votre secrétariat ?
Sourcefit se positionne comme un partenaire stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leurs opérations administratives. Grâce à son expertise en externalisation des processus d’affaires (BPO), Sourcefit offre des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque client.
1. Expertise sectorielle diversifiée
Sourcefit propose une gamme étendue de services couvrant divers secteurs tels que le juridique, la santé, l’immobilier, la comptabilité et les ressources humaines. Cette diversité permet à l’entreprise de répondre efficacement aux besoins variés de ses clients.
2. Réduction des coûts opérationnels
En externalisant vos services de secrétariat avec Sourcefit, vous bénéficiez d’une réduction significative des coûts liés à l’embauche et à la formation de personnel interne. Cette approche permet d’optimiser les ressources financières de votre entreprise.
3. Flexibilité et disponibilité étendues
Grâce à ses équipes situées à Madagascar et dans d’autres pays, Sourcefit offre une couverture horaire étendue, assurant ainsi une disponibilité accrue pour le traitement de vos appels et demandes.
4. Engagement envers la qualité et la confidentialité
Sourcefit met en œuvre des protocoles de sécurité rigoureux pour protéger les informations sensibles de ses clients. L’entreprise dispose également de certifications ISO, garantissant le respect de normes strictes en matière de qualité et de confidentialité.
5. Partenariat stratégique pour la croissance
En choisissant Sourcefit, vous optez pour un partenaire capable de soutenir la croissance de votre entreprise. Avec une équipe dédiée et une infrastructure adaptée, Sourcefit vous aide à optimiser vos opérations administratives, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Conclusion
Opter pour une secrétaire externalisée représente une solution intelligente pour gagner du temps, améliorer la productivité et renforcer l’image professionnelle de votre entreprise. Grâce au secrétariat externalisé, vous bénéficiez d’une gestion fluide de vos tâches administratives, d’une disponibilité étendue et d’un service client de qualité, sans les contraintes liées à un poste interne. Que vous soyez un entrepreneur indépendant, une TPE ou une PME, l’externalisation de votre secrétariat vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier et de développer votre activité sereinement.
Pour découvrir comment Sourcefit peut transformer la gestion de votre secrétariat et optimiser votre efficacité, contactez nos équipes dès aujourd’hui et profitez d’un service sur mesure adapté à vos besoins.
