L’externalisation RH consiste à confier la gestion des ressources humaines à une société externe. Ce type de prestation concerne tous les dirigeants qui souhaitent se délester des charges relatives à la gestion RH. Et c’est très facile à procéder.
Imaginez-vous être entièrement allégé de toutes les fonctions RH grâce à l’externalisation RH ! Les congés, les temps de travail, les arrêts maladie, et même les formations, tout cela n’encombre plus votre tête, parce que quelqu’un de compétent s’en occupe déjà. Vous avez largement le temps de vous consacrer à l’essentiel : faire avancer votre entreprise vers un avenir encore plus prospère.
Découvrez ici comment faire !
Le RH externalisé par définition
Quand le RH est externalisé, une partie ou l’ensemble des fonctions RH est confiée à un prestataire de services externe. Les besoins peuvent être ponctuels ou permanents aussi. Mis à part la gestion des ressources humaines, cela concerne aussi l’administration d’un processus RH, ou même celle d’un logiciel d’ATS (« Applicant Tracking System » ou Système de suivi des candidats).
Le plus souvent, ce sont les responsables des ressources humaines eux-mêmes qui font appel à une telle prestation. La raison en est qu’ils souhaitent alléger leurs charges de travail pour mieux se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. Toutefois, les startups et les PME ont également beaucoup à gagner en contactant un prestataire RH externe. Ils jouissent de l’externalisation de l’administration du personnel sans embaucher un RRH eux-même.
L’externalisation de la gestion du personnel
L’externalisation de la gestion du personnel ne concerne pas uniquement l’administration des ressources humaines. C’est aussi et surtout :
- externalisation de la gestion des congés,
- externalisation de la gestion des contrats,
- externalisation de la formation,
- externalisation de la gestion des temps,
- externalisation de la paie.
Avec le BPO RH (Business Process Outsourcing RH), vous déléguez les tâches chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée.
Et vous pouvez faire ainsi par sous-traitance ou en consultance en fonction du type de contrat qui répond le plus à vos besoins actuels.
Pourquoi externaliser ses ressources humaines ? Les avantages de l’externalisation RH
C’est tout à fait normal de constater que de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’externalisation RH dès qu’on connaît l’étendue de ses avantages.
Gain de temps exceptionnel
Sous-traiter la gestion RH permet de récupérer du temps sur toutes les tâches qui n’ont pas d’impact direct dans la pérennisation de l’entreprise, mais qui restent quand même nécessaires.
Prenons l’exemple de la GTA ou la Gestion des temps et activités. Il s’agit d’une partie importante de l’administration RH. Cependant, effectuer le suivi, la planification et l’analyse du temps de travail de chaque employé ne contribue pas directement à la rentabilité de l’entreprise. Ces tâches sont très faciles à déléguer à un expert métier qui peut s’y atteler à temps partiel ou à temps plein.
Ainsi, vous avez plus de temps pour les tâches plus rentables comme le recrutement ou la fidélisation des talents. Mais, même celles-ci sont sous-traitables si la gestion des contrats et du personnel n’entrent réellement pas dans le cadre de vos compétences.
Augmenter sa compétitivité
Beaucoup jugent normal de voir un dirigeant d’une petite ou moyenne entreprise assumer tout ou partie des missions RH, surtout quand la structure n’est pas encore bien développée. En plus des fonctions commerciales et stratégiques, dont il doit assurer, il se charge aussi de l’élaboration de la stratégie RH, du lancement de plusieurs campagnes de recrutement et même de la gestion des carrières.
C’est bien honorable, mais soyons honnête, tout ceci vous met des bâtons dans les roues. Au lieu de dédier vos précieuses heures de productivité aux opérations rentables, vous éloignez votre focus de votre cœur de métier. Vous donnez, de la même manière, une bonne longueur d’avance à vos compétiteurs.
Pourquoi ne pas s’en affranchir dans le but de rendre votre organisation encore plus compétitive ?
Maîtrise du budget
En embauchant un expert en externalisation administrative du personnel, vous réduisez automatiquement les coûts relatifs aux tâches RH.
Par exemple, l’externalisation du recrutement réduit considérablement le processus de recrutement, puisque vous avez une personne ou un équipe allouée uniquement à cette tâche. Au lieu d’y consacrer quelques heures par semaine, votre RRH externe accélère la sélection des CV et l’entretien des candidats, parce qu’ils assurent uniquement cette opération.
Avec un expert qualifié en externalisation RH, vous profitez de processus plus courts, de tâches automatisées et, par conséquent, d’un budget réduit. Le résultat est au rendez-vous qu’importe l’envergure de votre projet.
Accès à des compétences rares
Dans le schéma classique, les entreprises procédaient à un nouveau recrutement pour trouver des compétences rares. Certaines fois, elles réassignent un employé interne en lui faisant bénéficier d’une formation. Dans les deux cas, c’est chronophage et coûteux, sans oublier le fait que l’échec est souvent inévitable, d’où l’intérêt du RH externalisé.
Une embauche externe assure de disposer des ressources nécessaires pour garantir la réussite du projet en temps et en heure. En plus, sous-traiter les activités RH liées aux compétences spécifiques comme la question de la conformité réduit les risques légales pour l’entreprise. Et à cela, à condition que vous vous reposiez sur l’expertise d’un consultant expérimenté en la matière.
Quelles sont les fonctions RH à externaliser, en plus du recrutement ?
Beaucoup font déjà appel à un professionnel extérieur ou même à un cabinet de recrutement pour trouver de nouveaux talents. Cependant, sachez qu’il existe encore une longue liste de métiers RH que vous pouvez déléguer en plus du recrutement.
Recrutement externalisé
Le recrutement externalisé est plus connu sous le nom de RPO ou Externalisation du Processus de Recrutement. En tant que tel, c’est au prestataire que revient la tâche de :
- rédiger l’offre d’emploi,
- diffuser l’annonce en ligne,
- présélectionner les CV reçues,
- procéder au premier entretien de présélection,
- recommander uniquement les candidats ayant réussi l’entretien préliminaire.
Ainsi, vous n’avez plus qu’à choisir le candidat qui répond au mieux à vos attentes par rapport au poste.
Administration du personnel et paie
La gestion administrative des ressources humaines peut, bel et bien, être externalisée. De cette manière, vous confiez à une société externe tout ce qui concerne cette partie des RH :
- préparation des contrats de travail,
- préparation des avenants,
- mise en place de la DPAE ou Déclaration préalable à l’embauche,
- gestion des charges sociales,
- traitement des congés,
- gestion des absences,
- suivi des dossiers du personnel…
Elle est également en contact avec l’Inspection du travail et l’URSSAF.
Comme la paie occupe une partie importante de la gestion du personnel, beaucoup de clients incluent également la fonction paie dans l’externalisation administrative du personnel. Une fois que le prestataire ait reçu les informations relatives à la paie de vos salariés, il peut procéder :
- à la déduction des impôts,
- au calcul des cotisations,
- au traitement des déclarations sociales ou DSN,
- au virement des salaires.
Comme vous pouvez le voir, cette prestation complète est l’idéal si vous voulez vous décharger entièrement de cette tâche.
Gestion du vivier de talents
Comme il est toujours nécessaire d’avoir un vivier de talents actif pour mieux prévoir les éventuels besoins de l’entreprise, beaucoup de sociétés sous-traitent la gestion de leur vivier de talents. Cela signifie qu’elles jouissent des efforts d’un professionnel externe du secteur pour :
- la gestion des campagnes de recrutement,
- l’enrichissement de la base de données des CV,
- le processus de qualification des talents potentiels,
- l’animation du vivier ou la communication régulière avec les profils intéressants,
- le suivi et évaluation.
Comment réussir sa gestion offshore des ressources humaines ?
Comme la réussite d’une organisation repose sur ses ressources humaines, il est important de confier la gestion de celle-ci à un prestataire qui comprend ces enjeux. Pour vous aider à faire le bon choix pour votre BPO RH, voici quelques conseils à suivre :
Bien comprendre les besoins de l’entreprise
Certes, externaliser ses ressources humaines semble être une idée très alléchante, mais est-ce vraiment ce qu’il faut à votre entreprise ? Voilà la première question à laquelle vous devez répondre avant d’entamer la démarche d’externalisation. Si vous répondez « oui » aux questions suivantes, alors, vous devez commencer la sous-traitance des activités RH :
- Y-a-t’il des tâches RH qui vous prennent le maximum de temps ?
- Faites-vous face à des fonctions RH trop répétitives ?
- Y-a-t’il des activités RH qui vous bloquent vraiment ?
- N’arrivez-vous pas à suivre l’administration de votre personnel ?
- Est-ce qu’il y a des problèmes de performance dans vos responsabilités RH ?
Vos réponses constituent des éléments solides pour sous-traiter tout ou partie de ce département.
Et si vous n’avez même pas d’équipe RH en interne, il est clairement évident que vous avez besoin d’un prestataire pour s’en occuper.
Bien choisir son prestataire RH
Que vous optiez pour un cabinet RH ou un prestataire de Business Process Outsourcing RH, il vous faut un partenaire de confiance pour assurer la réussite de vos activités RH. Avant tout, vous avez besoin d’un professionnel spécialisé dans ce domaine pour mieux réaliser ce que vous attendez de lui. Comme pour l’embauche d’un futur employé, lisez bien les informations que vous trouvez à son sujet : avis en ligne, références clients, témoignages…
Passez aussi plusieurs entretiens avec lui pour voir s’il y a une cohérence entre ce qu’il offre par écrit (sur son site Internet par exemple) et ce qu’il vous dit. Demandez un test de sa plateforme ou une démonstration en direct si ce n’est pas possible afin de déterminer votre compatibilité à celle-ci.
Et n’oubliez pas de définir ensemble un tarif clair et transparent pour vous éviter les mauvaises surprises lors de la facturation. Cela passe avant même d’établir le reporting et suivi régulier pour pouvoir évaluer la performance de votre équipe RH à distance.
Tenir compte des limites de cette opération
Malgré ses nombreux avantages, l’externalisation RH comporte plusieurs inconvénients qu’il est important de connaître préalablement avant de vous lancer :
- la dépendance envers la société d’externalisation des RH,
- l’absence de contrôle,
- les risques de fuite de données de l’entreprise,
- les problèmes d’incompatibilité avec le processus RH du prestataire,
- les coûts cachés.
Knit, l’outil RH qu’il vous faut
Maintenant que vous êtes convaincu de l’impact que l’externalisation RH aura sur votre organisation, nous vous présentons Knit. C’est l’outil RH tout-en-un qui répond facilement aux besoins de la plupart des sociétés françaises. Sans être généraliste, il est aussi personnalisé pour mieux s’aligner aux intérêts propres de votre société.
Couplé avec un IA (intelligence artificielle) puissante, ce logiciel accélère aisément vos processus liés à la gestion des ressources humaines :
- en gérant en tout simplicité les équipes à distance,
- en intégrant vos flux de travail,
- en regroupant vos principaux outils de travail dans un seul et même endroit,
- en gérant les données en toute sécurité,
- et bien plus encore.
Conclusion
Collaborer avec un consultant ou un cabinet professionnel d’externalisation RH, c’est se libérer du temps pour son cœur de métier, et ne plus se soucier de la gestion des ressources humaines. Fini le surmenage lié au recrutement et à la gestion des congés, puisque vous avez maintenant un prestataire qui s’occupe des RH.
Contactez Sourcefit dès maintenant si vous souhaitez vous décharger des fonctions RH.
