Übersicht
Ein in den USA ansässiger Versicherungsanbieter ging eine Partnerschaft mit Sourcefit ein, um seine Abrechnungs-, Verlängerungs- und Datenverwaltungsprozesse zu optimieren. Das Unternehmen sah sich mit einem steigenden Verwaltungsaufwand konfrontiert und benötigte ein skalierbares Team, das in der Lage war, Policenaktualisierungen, Zahlungsbuchungen und Dokumentenprüfungen präzise und schnell durchzuführen.
Sourcefit richtete ein spezialisiertes Team ein, das den gesamten Back-Office-Workflow des Kunden verwaltet und für Konsistenz, Compliance und betriebliche Effizienz in allen unterstützten Geschäftsbereichen sorgt.
Die Herausforderung
- Manuelle Abrechnungen und die Verwaltung der Policen verlangsamten die Prämienbuchung und -erneuerung.
- Saisonale Schwankungen verursachten große Spitzen in der Arbeitsbelastung und verzögerten die Bearbeitung.
- Systemübergreifende Datendiskrepanzen führten zu Genauigkeits- und Compliance-Risiken.
- Der Kunde benötigte einen Partner mit umfangreichen Kenntnissen in den Bereichen Prozessmanagement und Datensicherheit.
Unser Ansatz
Sourcefit baute ein 29-köpfiges Team aus Abrechnungsspezialisten, Datenverarbeitern und Verwaltungskoordinatoren auf, um die End-to-End-Policenbetreuung und das Dokumentenmanagement zu unterstützen.
Während der Einrichtung, Sourcefit:
- Entwicklung rollenspezifischer Schulungen für Rechnungsstellung, Überprüfung und Richtlinienverwaltung.
- Einführung eines mehrstufigen Qualitätssicherungsprozesses zur Verfolgung der Genauigkeit und Durchlaufzeit.
- Integrierte Berichterstattungsworkflows zur Gewährleistung von Transparenz und Auditbereitschaft.
Das Engagement erfolgt nach einem transparenten Kosten-plus-Modellund ermöglicht dem Kunden volle Transparenz in Bezug auf Personal, Leistung und Kosten. Jedes Teammitglied arbeitet innerhalb des unternehmensweiten Compliance-Rahmens von Sourcefit, der nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 und GDPR-konformen Kontrollen zum Schutz sensibler Finanzdaten zertifiziert ist.
Heute bieten die HR-, QA- und IT-Teams von Sourcefit weiterhin operativen Support, halten die Genauigkeits-Benchmarks ein und passen die Kapazitäten während der Spitzen-Erneuerungszyklen an, um einen unterbrechungsfreien Service zu gewährleisten.
Ergebnisse
- 29 vollzeitbeschäftigte Fachleute, die die Rechnungsstellung und die Vertragsverwaltung unterstützen
- 99,5 % Abrechnungsgenauigkeit in allen Geschäftsbereichen beibehalten
- 33 % schnellere Bearbeitung von Prämienbuchungen und -verlängerungen
- 100% pünktliche Aktualisierung der Richtlinien
- Keine Verstöße gegen die Vorschriften seit der Einführung
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Spezialisierung erhält die Genauigkeit: Ein geschultes Versicherungsteam sorgt für messbare Leistung und Zuverlässigkeit.
- Integrierte Qualitätssicherung reduziert Nacharbeit: Echtzeit-Audit-Tracking und Fehlerberichte gewährleisten die Genauigkeit der Daten-Workflows.
- Skalierbarkeit unterstützt Saisonabhängigkeit: Die flexible Teamstruktur von Sourcefit passt sich nahtlos an wechselnde Arbeitsbelastungen an.
Lehren für die Industrie
Versicherungsunternehmen sehen sich mit zunehmendem Vertragsvolumen einem steigenden Verwaltungs- und Compliance-Druck ausgesetzt. Offshore-Aktivitäten - wenn sie innerhalb eines sicheren und transparenten Rahmens verwaltet werden - bieten eine effektive Möglichkeit, Genauigkeit, Compliance und Kontinuität zu gewährleisten.
Dieser Auftrag zeigt, wie ein erfahrener Outsourcing-Partner wie Sourcefit als strategische Erweiterung des Backoffice eines Versicherers fungieren kann, indem er Prozessdisziplin, Skalierbarkeit und langfristige Personalstabilität kombiniert.
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Sourcefit hilft Versicherungs- und Finanzdienstleistern, ihre Back-Office-Abläufe durch sichere, skalierbare und transparente Partnerschaften zu optimieren.
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